アルバイト採用の場合、できるだけ早く必要人数を確保したいと考えるのは当然のことです。
オープニングスタッフの募集であれば、オープンにあわせて、前もって採用活動を行なうこともできますが、ほとんどの場合は、人手不足でシフトを回せないなど、今すぐ必要な状況が多いかと思います。
そんな中、求人広告を出してせっかく応募がきたのに、応募者との連絡が取れないという声を最近よく聞きます。
「面接設定をしたくてメールを送ったが返信がない」「電話をかけても折り返しがこない」
採用担当の方であれば、そんな経験は珍しくないでしょう。
では、なぜ応募者は返事をしないのか。どうしたら返事がくるようになるのか。
応募者の気持ちや、採用担当が行なった方がいい行動についてご紹介します。
■なぜメールに返信をしてくれないのか
応募者からメールの返信がこない理由
日本では今、大半の人がスマートフォンを使用しています。 個人でパソコンを所有していない方も多く、スマートフォンで卒業論文を書くという大学生もいるのだとか。 スマートフォンの場合、個人間でのやり取りの多くは、LINEや、Instagram・TwitterなどSNSのダイレクトメッセージで行なっている方がほとんどです。 そのため、メールでのやり取りに慣れていなかったり、メールが来ていても気付かなかったりすることが多々あります。 迷惑メールと勘違いして未開封のままや、メールを見ずに削除してしまうこともあるでしょう。
メールに返信をしてもらうためには
まずは、応募者の気持ちが覚めないうちに、早めに面接設定のメールを送ってください。 その際に、件名に「どの媒体から応募したか」「社名・店名」「用件（面接設定したい）」を入れましょう。 これは、件名を見て迷惑メールと勘違いされないための対策です。 本文には、「応募者の氏名」や「ご応募いただきありがとうございます」と入れるなど、ビジネス相手とのやり取りと同じように、丁寧な文面で対応してください。 また、勤務先情報（会社名／店名、住所、最寄駅、メールアドレス、電話番号、ホームページURL）を入れることも忘れないでください。
■なぜ電話にでないのか
応募者が電話にでない理由
応募者が電話にでない主な理由は、「着信に気が付かなかった」または「電話がとれる状況ではなかった」からです。 ほかに、「知らない電話番号だからでなかった」や「すでに他社の面接が決まっていた」ということもありますが、理由の大半は、「でなかった」のではなく、「でられなかった」ということです。
電話で連絡を取るためには
電話での連絡の場合は、時間帯や日にちを変えて、最低でも2～3回はかけるといいでしょう。 その際、必ず留守番電話にメッセージを残してください。 メールと同じく、「どの媒体から応募したか」「社名・店名」「用件（面接設定したい）」を手短に入れて、担当者名と電話番号も残してください。 そうすれば、2回目に電話をするときには、「知らない電話番号」ではなくなりますので、電話が繋がったり、折り返しの連絡がくる確率は格段に向上します。
■まとめ
応募者の大半は、似たような求人に同時に複数応募しています。 何件も面接を受けて一番良かったところに決めるというよりは、最初に連絡がきたところや、最初に面接が決まったところ、最初に採用が決まったところで決めてしまうことが多くなっています。 メール・電話のどちらでも言えることですが、まずは、応募者の「最初に連絡がきた会社／店舗」になるよう、早めの連絡を心がけましょう。